Konsep Dasar Administrasi yang Baik

Jenis Bahan PEPAK: Artikel [1]

Sekalipun berbeda dengan administrasi perusahaan, namun prinsip dasar penyelenggaraan administrasi Sekolah Minggu sebenarnya tidak jauh berbeda. Administrasi adalah proses penyelenggaraan kegiatan untuk mewujudkan rencana/keputusan yang telah dibuat agar menjadi kenyataan, dengan cara mengatur kerja dan mengarahkan orang-orang yang melaksanakannya. Namun, di samping persamaannya, ada juga perbedaan mendasar antara administrasi perusahaan dan administrasi Sekolah Minggu (gereja) yang perlu disadari. Usaha administrasi Sekolah Minggu tidak diarahkan untuk tujuan mencari keuntungan materi, tetapi untuk tujuan yang rohani. Penyelenggaraannya dilakukan tidak dengan prinsip duniawi tapi dengan prinsip kasih; namun demikian tidak berarti administrasi Sekolah Minggu dilaksanakan dengan cara seadanya yang tidak profesional.

Pengertian yang salah tentang pelayanan dapat mengakibatkan hasil pelayanan yang asal-asalan. Pelayanan yang benar harus menuntut standard yang profesional, karena apa yang kita lakukan adalah untuk Tuhan, dan untuk suatu hasil yang bersifat kekal. Jika untuk usaha duniawi yang fana saja manusia mau melakukannya dengan baik, lebih- lebih lagi untuk hal yang rohani, untuk Tuhan. Kita harus melakukannya dengan lebih baik lagi.

A. Komponen dalam Administrasi

Komponen-komponen umum yang termasuk dalam administrasi yang efektif adalah:

1. Planning / Rencana / Program Kerja
   Bagian penting dalam penyelenggaraan administrasi adalah harus ada program kerja yang dibuat sesuai dengan keputusan rapat tentang apa yang akan menjadi tujuan untuk dikerjakan (untuk jangka waktu tertentu).
2. Organisasi
   Perlu ada pengaturan otoritas dan tugas sehingga pekerjaan bisa dilaksanakan dengan tepat oleh orang yang tepat dengan cara yang bertanggungjawab.
3. Pendelegasian
   Pembagian tugas harus dilakukan mengingat bahwa setiap orang mempunyai keahlian/ketrampilan yang berbeda dengan orang lain.
4. Personel / Staf
   Harus ada cukup orang untuk melakukan tugas-tugas yang sudah direncanakan, oleh karena itu perlu ada pertanggungjawaban dari masing-masing orang yang terlibat didalamnya
5. Koordinasi
   Tugas-tugas yang tidak dikoordinasi dengan baik akan menyebabkan pekerjaan yang tumpang tindih sehingga menghasilkan kerja yang tidak efektif dan efisien.
6. Pelaporan
   Pertanggungjawaban dari setiap bagian perlu dilakukan agar dapat diketahui hasil yang dicapai dan kegagalan-kegagalan yang terjadi sehingga dapat diusahakan perbaikan-perbaikan yang perlu diadakan di masa yang akan datang.
7. Budget
   Memprediksi jumlah keuangan yang dibutuhkan, dan yang mampu didapatkan, dan yang mampu dipertanggungjawabkan adalah sangat penting untuk menentukan seberapa jauh program kerja dapat dilaksanakan supaya tidak macet di tengah jalan.

Sekalipun administrasi penting untuk menjadi sarana kesuksesan penyelenggaraan Sekolah Minggu, namun perlu diingat bahwa administrasi bukanlah segala-galanya. Sekolah Minggu yang menjadikan administrasi sebagai tujuan utama akan menjadikan Sekolah Minggunya perlahan-lahan kehilangan kegairahan dan akhirnya akan mati. Oleh karena itu kita harus ingat bahwa kerapian sistem administrasi tidak sama dengan kedewasaan rohani. Banyak Sekolah Minggu yang administrasinya rapi tapi tidak ada semangat; kehidupan rohani di dalamnya mati. Tapi sebaliknya ada Sekolah Minggu yang administrasinya kacau tapi semangatnya menyala-nyala. Sekolah Minggu seperti ini akan membuang banyak tenaga karena tidak efisien, sehingga lama-lama pelaksananya akan mati kecapaian sebelum tugas selesai dijalankan. Nah, anda sebagai guru Sekolah Minggu yang bijaksana harus bisa memberi keseimbangan antara keduanya.

Berikut ini adalah bahan yang kami terjemahkan dari buku Administering Christian Education yang berisi beberapa prinsip administrasi gereja yang perlu diingat agar berjalan sesuai dengan yang Tuhan kehendaki. Hal ini tentu saja juga berlaku bagi administrasi Sekolah Minggu.

1. Orang lebih penting daripada organisasi.
   Prinsip ini bukan hanya mengikuti prinsip "demokrasi" yang diambil dari budaya barat, tetapi prinsip ini sebenarnya adalah prinsip yang diberikan oleh Alkitab sendiri [jauh sebelum budaya barat terbentuk]. Individu manusia lebih penting bagi Allah daripada organisasi (gereja). Kita percaya bahwa gereja Yesus Kristus saat ini dapat menjadi Gereja dalam pengertian yang sesungguhnya jika gereja mengangkat kepentingan individu- individu yang ada di dalamnya di atas organisasi gereja itu sendiri. Dengan kata lain, kita tidak boleh mengorbankan kepentingan individu hanya untuk mengutamakan efisisensi organisasi gereja.
2. Setiap orang dalam Tubuh Kristus memiliki fungsi atau tugas pelayanan untuk dijalankannya.
   Dalam 1 Korintus 12, Rasul Paulus dengan jelas menyatakan bahwa seluruh anggota tubuh Kristus saling tergantung dan merupakan individu yang penting dengan fungsinya masing-masing. Tanggung jawab administrator dengan demikian adalah menemukan tempat- tempat yang tepat untuk setiap jemaat dapat melayani sehingga dapat meningkatkan keefektifan dan misi Allah.
3. Tujuan utama pemimpin di gereja adalah melayani dan bukan dilayani.
   Kristus telah memberikan teladan bagi siapapun yang ingin belajar kepemimpinan di gereja. Yesus berfirman bahwa, "barangsiapa ingin menjadi terkemuka di antara kamu, hendaklah ia menjadi hambamu; sama seperti Anak Manusia datang bukan untuk dilayani, melainkan untuk melayani dan untuk memberikan nyawa-Nya menjadi tebusan bagi banyak orang" (Mat 20:27). Yesus tidak hanya mengajarkan prinsip ini tetapi juga memberikan teladan lewat kehidupanNya dan pelayananNya. Paulus mengungkapkan bahwa dirinya adalah pelayan Yesus Kristus (Rom 1:1) dan sebagai pelayan umat gereja Korintus (2 Kor 4:5). Pemimpin Kristen dengan demikian harus mengembangkan citra bukan sebagai diktator melainkan sebagai pelayan.
4. Pemimpin harus rela mengemban tanggung jawab untuk memimpin dan mengarahkan jalannya program.
   Meskipun nampaknya sangat bertentangan, pemimpin harus mempunyai sikap sebagai seorang yang melayani tetapi pada saat yang sama ia juga sebagai seorang yang mau mengemban tanggung jawab untuk memimpin dan mengarahkan aktivitas para personil yang ditunjuknya. Demikian juga Kristus selain melayani, Ia juga memberikan perintah dan mengirim murid-murid-Nya untuk mengadakan penginjilan ke seluruh penjuru dunia. Mengatur dan memimpin menjadi hal yang penting dalam membimbing, mengarahkan dan menolong orang lain dalam pelayanannya bagi Kristus. Ini adalah tugas pemimpin dalam memimpin suatu program yang dikerjakan dengan cara yang mendidik, bukan dengan metode diktator maupun menguasai.
5. Mendefinisikan organisasi dengan jelas adalah penting.
   Rasul Paulus mengungkapkan bahwa dalam gereja, ada pelayan-pelayan Tuhan yang ditunjuk untuk menjalankan tugas-tugas khusus di gereja. Uskup dan diakon, demikian pula dengan rasul, penginjil, dan nabi, dipersiapkan untuk pelayanan-pelayanan khusus. Semua tugas pelayanan yang mereka emban harus dijalankan dengan sopan dan teratur (1 Kor 14:40). Alkitab memang tidak memberikan kepada kita pengaturan organisasi gereja yang lengkap. Namun demikian yang jelas kita harus mengikuti peraturan-peraturan umum yang menjadi bagian integral gereja seperti yang diberikan dalam kitab-kita Perjanjian Baru. Sedangkan yang lain yang menjadi pelengkap dapat diatur sesuai dengan kebutuhan yang ada.
6. Setiap posisi dalam pelayanan di gereja adalah penting.
   Karena terpaksa, kita menyebut beberapa posisi dalam organisasi gereja sebagai "lebih tinggi" dan "lebih rendah". Hal ini bukan berarti mengatakan bahwa di mata Tuhan suatu pelayanan atau posisi tertentu lebih penting dari pada yang lain. Seperti yang diungkapkan Rasul Paulus: "... anggota-anggota tubuh yang nampaknya paling lemah, yang paling dibutuhkan. Dan kepada anggota-anggota tubuh yang menurut pemandangan kita kurang terhormat, kita berikan penghormatan khusus" (1 Kor 12:22-23). Selain itu gereja juga membuat perbedaan dalam pemberian tugas. Misalnya saja, Jetro, ayah mertua Musa mengungkapkan akan adanya perkara-perkara kecil dan perkara-perkara besar dimana perkara-perkara besar tersebut akan diadili oleh Musa sendiri (Kel 18:22). Demikian juga para Rasul membedakan antara tugas-tugas penting dan tugas-tugas yang kurang penting (Kej 6:1-4). Dengan demikian, jenis-jenis kerja adminsitrasi memang perlu dibedakan, tetapi yang lebih penting lagi adalah kesetiaan seseorang akan tugasnya.